Ich bin gerade dabei, Teile meines Jobs als Business-Coach komplett zu digitalisieren. Zuerst dachte ich, ich bräuchte dafür eine künstliche Intelligenz oder Machine-Learning. Dann wurde mir klar: Alles quatsch. In 90% der Fälle geht es nicht darum, schlaue Antworten zu haben, sondern einen funktionierenden Prozess. Prozesse kann man automatisieren. Darin sind wir Informatiker echt gut.

In dieser Folge bauen wir uns durch Automatisierung eine Gelddruckmaschine.

Herzlich Willkommen zur 20ten Ausgabe von der gefährlichste Mann der Welt,

mein Name ist Wolfgang Kierdorf und ich bin Business-Coach.

In dieser Ausgabe geht es um das Thema Automatisierung. Viele Menschen verbinden das Thema Automatisierung mit Robotern, Produktionsanlagen und großen Unternehmen. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen können von Automatisierung profitieren. Ich würde sogar soweit gehen zu sagen: „Automatisierung ist das neue GROSS!“.

Niemals veränderte sich unsere Gesellschaft schneller als in den letzten 20 Jahren. Durch die Vernetzung aller Lebensbereiche haben wir plötzlich Zugang zu unglaublichen Informationsmengen und daraus resultierend absolute Markttransparenz. Zum ersten Mal kann auch die kleine Frau oder der kleine Mann ein Geschäft in einem fremden Land ankurbeln, ohne jemals in diesem Land gewesen zu sein oder dort jemanden zu kennen.

Mit der Vernetzung kommt aber noch etwas anderes in unsere Gesellschaft: Geschwindigkeit. Noch NIE war die Menschheit so schnell und das hat Auswirkungen auf uns alle. Unsere Geduldsfäden sind deutlich kürzer und Dinge müssen sofort passieren. Verzögerung führt zu Störungen und Störungen verhindern um schlimmsten Fall für uns Unternehmer ein Geschäft.

Wer nicht innerhalb von Minuten auf Nachrichten oder E-Mails antwortet muss schwer verletzt oder Tod sein. Wir sind immer und überall verfügbar.

Vom dadurch entstehenden Stress einmal ganz abgesehen: Wie kann man da mithalten?

Früher – in der guten alten Zeit – hatte man einfach eine Armee von Mitarbeitern, die sich um alles gekümmert hat. Wer etwas auf sich hielt, der hatte mindestens eine Assistentin und ein Unternehmen mit vielen vielen Menschen drin. Man wurde mit Herr Direktor angesprochen – ganz selten, wenn es mal eine Frau an die Spitze geschafft hatte – auch mit Frau Direktor.

Aber braucht man das alles heute noch? In meinem Geschäft – eigentlich in allen Lebensbereichen – bin ich mit allen Menschen per Du. Ich kann mich nicht erinnern, wann mich das letzte Mal jemand mehr als einmal mit Herr Kierdorf angesprochen hat.

Und Mitarbeiter? – Wie heißt es in Spiderman so passend: „Mit großer Macht kommt große Verantwortung.“ Das stimmt. Wenn man Mitarbeiter nicht nur als Arbeitsdrohnen versteht, sondern auch als Menschen, dann benötigt die Pflege der Mitarbeiter auch Zeit. Außerdem sind Mitarbeiter teuer.

Die Idee von Automatisierung ist nicht neu. Die meisten Menschen würden sich heute keine Autos leisten können, wenn in der Fertigung keine Maschinen eingesetzt würden. Überhaupt wird heute fast jedes Produkt zum großen Teil von Maschinen gefertigt. Das zugrundeliegende Handwerk wurde also automatisiert.

Automatisierung bedeutet aber nicht immer gleich schweres Gerät, Maschinen oder Roboter. Automatisierung funktioniert heute in vielen Bereichen mit einem handelsüblichen PC – ja sogar oft schon mit einem Mobiltelefon.

Die Automatisierung hat also einige Punkte, die für sie sprechen:

Automatisierung bietet sich in allen Bereichen an, in denen Prozesse wiederholt werden. Hier ein paar Beispiele meiner Automatisierungen zur Inspiration.

Wenn ein Teilnehmer meinen Workshop besucht, dann gibt es immer die Frage: Kann ich die Folien bekommen. Früher habe ich dann immer gesagt. Schick mir eine E-Mail und ich schicke Dir dann die Folien. Jetzt sage ich: „Schicke bitte eine E-Mail an workshop (AT) TheBlackSwan.de und Du erhältst dann automatisch innerhalb von wenigen Sekunden eine E-Mail mit einem Link zur Seite, auf der die Folien zur Verfügung stehen.

Antworte ich selbst auf diese E-Mails? Nein. Meine E-Mail-Accounts liegen bei Strato und Strato bietet einen Abwesenheitsassistenten für E-Mails. Der ist bei mir auf der E-Mail-Adresse workshop@ dauerhaft eingeschaltet. Sobald also eine E-Mail auf diesem Account eingeht, schickt Strato meine Abwesenheitsnotiz ab. Die Abwesenheitsnotiz kann jede beliebige Art von E-Mail sein und muss nichts mit Abwesenheit zu tun haben. Voila! Eine erste Automatisierung.

Wenn ich einen Post bei Instagram mache, dann wird dieser automatisch auf meine Facebook-Seite gepostet … und auf Twitter und auf LinkedIn.

Das ist keine Hexerei, sondern eine Automatisierung. Diese Automatisierung funktioniert über eine Website mit dem Namen IFTTT.com – das steht für If-This-Then-That – was übersetzt soviel bedeutet wie Wenn-Das-Dann-Das.

Über IFTTT und andere Seiten wie z. B. Zapier lassen sich nahezu alle Dinge automatisieren, die sowieso schon in digitaler Form vorliegen. Aber was ist z. B. mit solchen Dingen wie Rechnungen schreiben? Wenn Du, so wie ich, ein Geschäft hast, dass jeden Monat Rechnungen an den gleichen Kundenkreis schickt, dann wäre eine Plattform wie Billomat das Richtige für Dich. Mit Billomat kannst Du automatisiert regelmäßige Rechnungen an Kunden versenden lassen. Einmal einrichten und nie wieder aktiv drum kümmern.

Grundsätzlich gibt es unendlich viele Bereiche, in denen man automatisieren kann. Keine Lust Termine zu vereinbaren? Mit TerminLand gibt es eine Plattform, auf der man einfach ein Kontingent freier Termine hinterlegt und in das sich Kunden oder Interessenten dann selbst einbuchen können.

Weniger im Bereich der Automatisierung und mehr im Bereich der externen Dienstleistung liegen Plattformen wie Fiverr oder Upwork. Hier bekommt man von der Bildbearbeitung über die Website bis hin zur App-Programmierung alles, was das Herz begehrt. Auch eine „digitale“ Assistentin oder einen „digitalen“ Assistenten kann man über diese Plattformen buchen.

Die Stimme im Intro zu meinem Podcast, den netten Mann, der sonst die TV-Werbung für das Syoss-Shampoo spricht, habe ich übrigens auch über eine dieser Plattformen gefunden.

Mit Automatisierung lässt sich also nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen.

Wie Automatisiert man jetzt Abläufe?

Zunächst einmal gilt es, für die Automatisierung geeignete Abläufe zu finden. Wie schon erwähnt, lohnen sich besonders solche Abläufe, die regelmäßig ausgeführt werden. Je digitaler der Ablauf bereits ist, dass bedeutet, je mehr Anteile davon bereits über IT funktionieren, desto schneller wird sich der Prozess automatisieren lassen.

Meine einfache Grundregel bei allen anfallenden Aufgaben lautet: „Kann ich das sofort so modellieren, dass ich es nie wieder anfassen muss.“

Selbst wenn der Aufwand für die automatisierte Lösung vielleicht initial höher ist, rentiert sich der Aufwand in der Regel ab dem zweiten oder dritten Durchlauf.

Abläufe und Prozesse benötigen Daten. Eine weitere Frage ist also: Wo sind die Daten, die ich benötige und bekomme ich diese Daten ohne manuellen Aufwand von A nach B transferiert. Wenn ich neue Programme verwende MÜSSEN diese Programme meine Daten automatisch verarbeiten können. Doppelte Datenhaltung (etwa von Adressen oder ähnlichem) ist KEINE Option.

Zuletzt kann es manchmal sein, dass man eine bestimmte Reihenfolge im Ablauf einhalten muss, der vielleicht nicht dem bisherigen Ablauf entspricht. Ein Beispiel hierfür ist wieder das Posten in die verschiedenen Social-Media-Kanäle. So gibt es zum Beispiel keine Möglichkeit über die Plattform IFTTT einen Post an Instagram zu schicken, weil Instagram hierfür keine Schnittstelle bereitstellt. Ich könnte mich jetzt damit zufrieden geben, auf Facebook und Instagram separat zu posten ODER ich poste zuerst auf Instagram und nutze die Funktion in IFTTT die es erlaubt einen Instagram-Post automatisch nach Facebook, Twitter etc. zu verteilen. Durch ein Umstellen der Reihenfolge habe ich also nur noch eine Quelle für die Daten (in diesem Fall den Post) und den Rest erledigt die Software für mich.

Lass mich am zum Ende kurz zusammenfassen, was ich in dieser Folge erreichen wollte:

Meine Aufgaben an Dich für diese Woche:

Das war die 20te Folge von DGMDW – Gefährlich durch Automatisierung. Die Links zu den in dieser Folge genannten Produkten findest Du in der Beschreibung zu dieser Folge.

Wenn Du mehr über das Thema Coaching erfahren möchtest oder selbst gerne Coach oder Berater werden möchtest, dann findest Du unter https://www.theblackswan.de weitere Informationen.

Zum Schluss noch ein letzter Impuls: „Nicht die Stärksten überleben, sondern die, die sich schnellste anpassen können.“ Das ist von Charles Darwin – und der Mann hat recht!

Wenn Du Fragen hast, stelle sie gerne in den Kommentaren.

Ansonsten: Abonnieren, gefährlich werden und keinen Impuls mehr verpassen.

Wenn Du in Köln und oder Umgebung unterwegs bist, dann schau Dir bitte unbedingt unter https://events.theblackswan.de unseren aktuellen Vortrags- und Workshopkalender an. Auf das Jahr verteilt haben wir fast 50 kostenlose Vorträge und Workshops im Angebot.

Das war’s für heute, mein Name ist Wolfgang Kierdorf und ich bin Business-Coach. Danke fürs Zuhören! … und Tschüss!